กำหนดรายละเอียดกิจการ

กำหนดค่าเริ่มต้นกิจการ ประวัติและข้อมูลของกิจการที่จำเป็น  โดยแยกเป็นแต่ละส่วน  โดยแยกเป็นส่วนที่สำคัญๆ ดังนี้

  • ข้อมูล "รายละอียดของบริษัท"  และการตั้งค่า "ข้อเลือกพิเศษต่างๆ"
          กำหนดรายละเอียดบริษัท [caption id="attachment_1096" align="alignnone" width="1366"] รายะเอียดบริษัท[/caption]              ข้อเลือกพิเศษต่างๆ  :  เนื่องด้วยการกำหนดข้อพิเศษนั้น ในแต่ละประเภทธุรกิจ จะไม่เหมือนกันซึ่งในคู่มือนี้สอนจะให้กำหนดในส่วนที่เป็นมาตรฐานทั่วไปก่อน  และสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้ใน คู่มือการตั้งค่าแต่ละประเภทธุริกจ หรือ Tip&Tool Tab บัญชีแยกประเภท
  1. ใช้กลุ่มเอกสาร (ยังไม่ได้ใช้)
  2. ใช้ระบบตรวจสอบการใช้งาน
โปรแกรมจะทำการเก็บ log ตอนเข้าออกโปรแกรมไว้ และ สามารถเข้าไปตรวจสอบได้ที่เมนู 1.11.5.3 เข้าออกระบบ
  1. พิมพ์เอกสารหลังจากบันทึกข้อมูล (ใช้กับ Version Akzo)
  2. ใช้ระบบแยกแผนก
เงื่อนไขใช้ระบบแยกแผนก เพื่อให้สามารถบันทึกค่าใช้จ่ายปันส่วนแยกตามแผนกได้ ส่วนการบันทึกบัญชีจะบันทึกด้วยยอดรวมเข้าไปที่รหัสผังบัญชีรหัสเดียวไม่มีการแยกแผนก  หากต้องการดูค่าใช้จ่ายแยกตามแผนก จะสามารถดูได้จากรายงานและงบการเงิน วิธีการ Setup และการใช้ 1.สร้าง Master แผนกที่เมนู 1.1.4  2.add แผนกในผังบัญชีที่ต้องการแยกแผนก โดยไปที่เมนู 10.1.1 รายละเอียดผังบัญชี เลือกผังบัญชีที่ต้องการแยกแผนก ติ๊ก เครื่องหมายถูกในช่องสี่เหลื่ยมแยกแผนก 3.กดปุ่มแยกแผนก(หัวเมนูด้านบน) ติ๊กเครื่องหมายถูกช่องสี่เหลี่ยมหน้าแผนกที่ต้องการแยก 4.ในขั้นตอนที่บันทึกค่าใช้จ่ายแยกแผนก หลังจากดึงรหัสค่าใช้จ่ายเสร็จแล้ว ใส่จำนวนหน่วย และ จำนวนเงินแล้วกด Ctrl+F1 โปรแกรมจะแสดงหน้าต่าง ให้เลือกแผนกและ ให้บันทึก % หรือ มูลค่า การปันส่วนค่าใช้จ่ายเข้าแผนกต่างๆ
  1. ใช้ระบบแยกโครงการ
เงื่อนไขใช้ระบบแยกโครงการ เพื่อให้สามารถบันทึกค่าใช้จ่ายปันส่วนแยกตามโครงการได้ ส่วนการบันทึกบัญชีจะบันทึกด้วยยอดรวมเข้าไปที่รหัสผังบัญชีรหัสเดียวไม่มีการแยกตามโครงการ  หากต้องการดูค่าใช้จ่ายแยกตามแผนก จะสามารถดูได้จากรายงานและงบการเงิน วิธีการ Setup และการใช้ เหมือนกับ หัวข้อ ใช้ระบบแยกแผนก เปลี่ยน function Ctrl+F1 เป็น Ctrl+F2
  1. ใช้ระบบการจัดสรร
เงื่อนไขใช้ระบบการจัดสรร เพื่อให้สามารถบันทึกค่าใช้จ่ายปันส่วนแยกตามการจัดสรรได้ ส่วนการบันทึกบัญชีจะบันทึกด้วยยอดรวมเข้าไปที่รหัสผังบัญชีรหัสเดียวไม่มีการแยกตามการจัดสรร  หากต้องการดูค่าใช้จ่ายแยกตามการจัดสรร จะสามารถดูได้จากรายงานและงบการเงิน วิธีการ Setup และการใช้ เหมือนกับ หัวข้อ ใช้ระบบแยกแผนก เปลี่ยน function Ctrl+F1 เป็น Ctrl+F3
  1. ใช้ระบบแยกงาน
เงื่อนไขใช้ระบบแยกงาน เพื่อให้สามารถบันทึกค่าใช้จ่ายปันส่วนแยกตามงานได้ ส่วนการบันทึกบัญชีจะบันทึกด้วยยอดรวมเข้าไปที่รหัสผังบัญชีรหัสเดียวไม่มีการแยกตามงาน  หากต้องการดูค่าใช้จ่ายแยกตามงาน จะสามารถดูได้จากรายงานและงบการเงิน วิธีการ Setup และการใช้ เหมือนกับ หัวข้อ ใช้ระบบแยกแผนก เปลี่ยน function Ctrl+F1 เป็น Ctrl+F7  
  1. ใช้ระบบวันหมดอายุ
เงื่อนไขระบบวันหมดอายุ หากมีการกำหนดเงื่อนไขวันอายุ ในขั้นตอนการบันทึกซื้อสินค้าโปรแกรมจะมี column ให้ใส่วันหมดอายุของสินค้าตัวนั้นๆ  เข้าไปด้วย และสามารถเรียกดูรายงานสินค้าตามวันหมดอายุได้ และสามารถใช้ร่วมกับเงื่อนไขเตือนเมื่อสินค้าหมดอายุ  โดยทุกครั้งที่ login เข้าโปรแกรม จะมี Popup เตือนสินค้าที่หมดอายุขึ้นมาให้
  1. ห้ามแก้ไขวันที่และเลขที่เอกสาร
ปกติการบันทึกรายการโปรแกรมจะดึงวันที่ตามเครื่อง และ ดึงเลขที่เอกสารตามรูปแบบที่กำหนดไว้ แล้ว RUN เลขที่ให้อัตโนมัติ และสามารถแก้ไขวันที่และเลขที่เอกสารได้ แต่ถ้าเลือกเงื่อนไข ห้ามแก้ไขวันที่และเลขที่เอกสาร  ช่องวันที่และเลขที่เอกสารที่ถูกดึงมาแล้ว จะเป็นสีเทา และ ไม่สามารถคลิกแก้ไขได้
  1. กำหนดเวลาเอกสารอัตโนมัติ
เงื่อนไขกำหนดเวลาเอกสารอัตโนมัติ  เมื่อมีการบันทึกรายการสินค้า โปรแกรมจะ Default เวลาขึ้นมาให้ โดยโปรแกรมจะดึงเวลาจากเครื่อง client
  1. ใช้ระบบแยกหน่วยงาน
เงื่อนไขใช้ระบบแยกหน่วยงาน เพื่อให้สามารถบันทึกค่าใช้จ่ายปันส่วนแยกตามหน่วยงานได้ ส่วนการบันทึกบัญชีจะบันทึกด้วยยอดรวมเข้าไปที่รหัสผังบัญชีรหัสเดียวไม่มีการแยกหน่วยงาน  หากต้องการดูค่าใช้จ่ายแยกตามหน่วยงาน จะสามารถดูได้จากรายงานและงบการเงิน วิธีการ Setup และการใช้ เหมือนกับ หัวข้อ ใช้ระบบแยกแผนก เปลี่ยน function Ctrl+F1 เป็น Ctrl+F6  
  1. ใช้ระบบแยกการผลิต (เผื่อไว้ในอนาคต เพื่อรองรับระบบผลิต)
 
  1. ใช้ระบบเก็บประวัติการใช้งาน
ทุกครั้งที่มีการบันทึก แก้ไข หรือ ลบ Transaction ต่างๆ ถ้ากำหนดเงื่อนไขนี้โปรแกรมจะเก็บ log การทำงานให้และสามารถเข้าไปดูประวัติการใช้งานได้ที่หัวข้อ 1.11.5.4
  1. เปิดระบบอ้างอิงจากใบเสนอซื้อ
โดยปกติการบันทึกใบสั่งซื้อ ต้องอ้างอิงเอกสารใบเสนอซื้อที่ผ่านการอนุมัติแล้วเท่านั้น แต่ถ้าเลือกเงื่อนไขเปิดระบบอ้างอิงจากใบเสนอซื้อ ในขั้นตอนบันทึกใบสั่งซื้อ สามารถอ้างอิงเอกสารใบเสนอซื้อที่ยังไม่ผ่านการอนุมัติได้
  1. ใช้ระบบดึงราคาซื้อ
หากมีการเลือกเงื่อนไขใช้ระบบดึงราคาซื้อ  ในขั้นตอนการบันทึกใบสั่งซื้อ และ บันทึกซื้อสินค้า โปรแกรมจะดึงราคาซื้อล่าสุดของผู้ขายรายนั้นๆ มาแสดงให้อัตโมนัติ  แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น จะต้องมีประวัติการซื้อสินค้าก่อนหน้านั้นของผู้ขายรายนั้นๆ ก่อนโปรแกรมจึงจะสามารถหาราคาซื้อล่าสุดและดึงมาแสดงได้
  1. ใช้ระบบกำหนดราคาสินค้าชุด
ใช้กรณีที่มีการขายสินค้าแบบจัดชุด โดยที่สินค้าชุดนั้นๆ ประกอบไปด้วยสินค้าย่อยหลายๆ รายการ การกำหนดราคาจะกำหนดราคาไว้ที่สินค้าย่อยแต่ละตัวแล้วรวมกันเป็นราคาของสินค้าชุดนั้นๆ โดยไปกำหนดราคาที่หัวข้อ 2.1.14 เสร็จแล้วโปรแกรมจะดึงราคาจากหัวข้อนี้ ไปแสดงที่หน้าจอขายให้อัตโนมัติ
  1. แสดงเอกสารเฉพาะสาขา
จะใช้กับกิจการที่ใช้ระบบสาขา  ที่ต้องการให้พนักงานที่ทำการบันทึกข้อมูลสามารถมองเห็นและบันทึกข้อมูลด้วย running number เอกสาร ที่เป็นเอกสารของสาขาตนเองเท่านั้น   ก่อนอื่นต้องไปกำหนดเอกสารนั้นๆ ใช้กับสาขาอะไร โดยไปกำหนดที่หัวข้อ 1.1.11 กำหนดรูปแบบเลขที่เอกสาร เอกสารใดที่ต้องการระบุการใช้งานเฉพาะสาขา ให้เลือกเอกสารนั้นๆ ขั้นมา แล้วติ๊กเครื่องหมายถูกช่องใช้เฉพาะสาขาแล้วใส่รหัสสาขาที่ต้องการระบุลงในช่องสาขา  ส่วนการกำหนดสาขาให้กับพนักงาน สามารถไปกำหนดได้ที่เมนู 1.1.5  กำหนดพนักงาน
  1. ไม่แสดงเอกสารที่วางบิลไปแล้ว
ในขั้นตอนของการรับจากบิล (เจ้าหนี้) และ วางบิล (ลูกหนี้)  เอกสารที่ถูกอ้างอิงไปทำใบวางบิลแล้ว จะสามารถดึงมาทำการวางบิลครั้งที่สองได้ แต่ถ้าเลือกเงื่อนไขนี้ เอกสารที่ถูกอ้างอิงไปทำใบวางบิลแล้ว เมื่อกดแว่นขยายค้นหาเอกสาร จะไม่แสดงเอกสารที่ถูกอ้างอิงไปทำใบวางบิลแล้วเพื่อป้องกันการวางบิลซ้ำ
  1. ป้อนเลขที่ใบกำกับภาษีทุกครั้ง
เงื่อนไขป้อนเลขที่ใบกำกับภาษีทุกครั้ง โปรแกรมจะมีข้อความเตือน กรณีที่ไม่ได้บันทึกเลขที่เอกสาร ช่องเลขที่ใบกำกับภาษีจะมีผลกับทุกหน้าจอที่มีการบันทึกเลขที่ใบกำกับภาษี ทั้งระบบซื้อและระบบขาย
  1. เตือนลูกหนี้เกินชำระ
ทุกครั้งที่ login เข้าโปรแกรม จะมี Popup เตือนลูกหนี้เกินกำหนดระยะเวลาชำระเงิน โดยโปรแกรมจะเช็คจากเอกสารที่เกิน จำนวนวันเครดิต Tab สินค้าคงคลัง
  1. เปิดช่องบันทึกราคาทั้งหมด
เป็นเงื่อนไขที่สามารถให้บันทึกราคาสินค้าเข้าไปตรงๆ ที่ช่องราคาสินค้าได้ทุกหน้าจอของเมนูขาย กรณีที่ไม่เลือกเงื่อนไขนี้โปรแกรมจะปิดช่องราคาไม่ให้บันทึกโดยที่โปรแกรมจะดึงราคาที่กำหนดไว้ ในตารางราคามา Update ให้
  1. เตือนเมื่อสินค้าติดลบ
เงื่อนไขนี้โปรแกรมจะเตือนเมื่อมีการขาย ,เบิก, โอนสินค้า  เกินกว่า จำนวนที่มีอยู่ในระบบ
  1. ใบอนุมัติซื้ออ้างอิงได้ครั้งเดียว
เงื่อนไขนี้จะใช้กับหน้าจอ บันทึกใบสั่งซื้อ หากเลือกเงื่อนไขนี้ การบันทึกใบสั่งซื้อจะสามารถอ้างอิงเลขที่เอกสาร ใบอนุมัติซื้อมาทำรายการได้ครั้งเดียว แต่หากไม่เลือกเงื่อนไขนี้ สามารถอ้างอิงใบอนุมัติซื้อมาทำรายการได้หลายครั้ง
  1. ใช้ต้นทุนแยกคลัง
ในระบบ SML การบริหาร Stock จะมีสองระดับ คือระดับคลังและระดับที่เก็บ  และที่เก็บจะอยู่ภายใต้คลัง ดังนั้นในแต่ละคลังสามารถมีหลายที่เก็บได้  แต่การคำนวณต้นทุนสินค้า โปรแกรมจะคำนวณตามระดับคลัง   กรณีที่เลือกเงื่อนไขใช้ต้นทุนแยกคลัง โปรแกรมจะคำนวณต้นทุนแยกในแต่ละคลัง แต่ถ้าไม่เลือกเงื่อนไขนี้โปรแกรมจะไม่สนใจว่า สินค้านั้นๆ อยู่คลังไหน จะคำนวณต้นทุนเรียงตามวันที่ ที่บันทึกรายการ
  1. ใช้ระบบบาร์โค้ด
เงื่อนไขระบบบาร์โค้ด โปรแกรมจะแสดง Column บาร์โค้ดขึ้นมาให้ทุกหน้าจอที่เกี่ยวกับการบันทึกสินค้า เพื่อให้สามารถ scan บาร์โค้ดแทนการค้นหา หรือ คีย์รหัสสินค้า
  1. เปลี่ยนเวลาเมื่อเพิ่มข้อมูลรายวัน
เมื่อมีการบันทึกข้อมูลรายวัน โปรแกรมจะ ดึงเวลาตามเครื่องให้อัตโนมัติและสามารถแก้ไขเวลาได้ กรณีที่เลือกเงื่อนไขนี้ ช่องเวลาจะเป็นค่าว่างบันทึกไม่ได้ และเมื่อบันทึกรายการโปรแกรมจะ Update เวลาตามเวลาของเครื่องให้  เงื่อนไขนี้จะมีผลกับ หน้าจอ ขายสินค้า,รับคืนสินค้า, โอนสินค้าและเบิกสินค้า/วัตถุดิบ เท่านั้น
  1. แสดงราคาขายในระบบตรวจนับ (ใช้กับบางกิจการ)
เพิ่ม column ราคาขายที่หน้าจอตรวจนับสินค้า และ ดึงราคาขายของสินค้ารายการนั้นๆ มา Update ให้
  1. ห้ามโอนสินค้าติดลบ
เงื่อนไขห้ามโอนสินค้าติดลบ จะใช้กับหน้าจอโอนสินค้า/วัตถุดิบ กรณีที่มีการโอนสินค้าโปรแกรมจะเช็คจำนวนสินค้าคลังที่โอนออก (คลังต้นทาง) ถ้าจำนวนสินค้าที่ทำการโอนออก เกินกว่าจำนวนสินค้าที่อยู่ในระบบของคลังนั้นๆ โปรแกรมจะเตือนและไม่อนุญาตให้ทำรายการ
  1. โปรโมชั่นสินค้าเจาะจงหน่วยนับ (ใช้กับหน้าจอขาย POS)
เงื่อนไขนี้ให้กับสินค้าที่เป็นสินค้าประเภทหลายหน่วยนับ และมีการขายโดยอ้างอิงสูตรโปรโมชั่น ยกตัวอย่าง โปรโมชั่น ซื้อ 1 โหล แถม 20 บาท  ลูกค้าซื้อสินค้า  12  ชิ้น กรณีที่เลือกเงื่อนไขนี้  ลูกค้าจะไม่ได้ส่วนลดตามโปรโมชั่น เพราะเจาะจงหน่วยนับในการจัดโปรโมชั่นเป็นหน่วยโหล กรณีที่ไม่เลือกเงื่อนไขนี้  ลูกค้าซื้อ 12 ชิ้น  หรือ ซื้อ 1 โหล ก็มีสิทธิ์ได้ส่วนลด 20 เหมือนกัน เพราะไม่เจาะจงหน่วยนับ
  1. ปิดระบบคำนวณต้นทุนสินค้า
เมื่อมีการบันทึกรายการสินค้าโปรแกรมจะคำนวณต้นทุนใหม่ทุกครั้ง เพื่อให้ Update เป็นต้นทุนปัจจุบันแต่ถ้าเลือกเงื่อนไขนี้โปรแกรมจะไม่มีการคำนวณต้นทุนให้ (ใช้กับกิจการที่มีการ interface ข้อมูลมาจากภายนอก)
  1. ไม่คำนวณต้นทุนย้อนหลังกรณีสินค้าติดลบ
เมื่อมีการบันทึกรายการสินค้าโปรแกรมจะคำนวณต้นทุนย้อนหลังให้ทุกครั้ง ตั้งแต่ record แรกจนถึง record สุดท้ายแต่ถ้าเลือกเงื่อนไขนี้โปรแกรมจะไม่คำนวณต้นทุน ณ วันที่สินค้าติดลบ จะคำนวณตั้งแต่รายการสินค้าที่เป็นค่าบวกจนถึงปัจจุบัน เพื่อเป็นป้องกันไม่ให้ปริมาณและต้นทุนสินค้าในช่วงที่สินค้าติดลบมีผลกระทบกับต้นทุนปัจจุบัน
  1. ปิดระบบคำนวณอัตโนมัติ
ปิดระบการคำนวณยอดคงเหลือ และยอดค้างจอง ที่หน้าจอสินค้า แต่สามารถตรวจสอบยอดคงเหลือที่รายงานได้ (ใช้ในกรณีระบบ synchronize เพื่อลดขั้นตอนการ sync ข้อมูลไปที่สาขา เพื่อเป็นการลดภาระในการ sync ข้อมูล)
  1. เตือนสินค้าถึงจุดสั่งซื้อ
ทุกครั้งที่ login เข้าโปรแกรม จะมี Popup เตือนสินค้าที่ถึงจุดสั่งซื้อทุกครั้ง แต่สินค้าตัวนั้นๆ ต้องมีการกำหนดจุดสั่งซื้อที่ ข้อมูลสินค้าเพิ่มเติม ข้อ 2.1.3 Tab ที่ 8 สถานะ
  1. เปิดให้บันทึกยอดรวมด้วยมือทั้งระบบ
หน้าจอบันทึกข้อมูล เช่น หน้าจอซื้อ หรือ หน้าจอขาย field จำนวนเงินที่เกิดจากการคำนวณของโปรแกรมอัตโนมัติ เช่น field ภาษีซื้อ ภาษีขาย ถ้าไม่เลือกเงื่อนไขนี้จะไม่สามารถแก้ไขตัวเลขในช่องนี้ได้ แต่ถ้าเลือกเงื่อนไขนี้โปรแกรมจะอนุญาต ให้แก้ไขตัวเลขของ field เหล่านี้  ใช้ในกรณีที่การคำนวณของโปรแกรม กับ เอกสารไม่ตรงกัน
  1. ใช้ระบบรหัสผ่านแก้ไขราคา
หน้าจอขายสินค้าโดยปกติช่องราคาจะไม่สามารถบันทึกเข้าไปตรงๆ ได้เพราะโปรแกรมดึงราคาจากตารางราคามาให้อัตโนมัติ แต่หากต้องการแก้ไขราคาสามารถกด F8 เพื่อบันทึกราคาใหม่ได้ หากเลือกเงื่อนไขใช้ระบบรหัสผ่านแก้ไขราคา หลังจากกด F8 แล้วโปรแกรมจะ Popup ขึ้นมาให้ใส่ user และ password ของผู้ที่มีสิทธิ์ก่อน ซื่งสิทธิ์การแก้ไขราคาต้องไปกำหนดที่เมนูการกำหนดพนักงานที่หัวข้อ 1.1.5
  1. ห้ามวางบิลขายซ้ำ
ในขั้นตอนของการวางบิล (ลูกหนี้) โดยปกติเอกสารที่ถูกอ้างอิงไปทำใบวางบิลแล้ว สามารถนำไปวางบิลครั้งที่ 2 ได้ (กรณีที่การรับชำระ ตามเอกสารใบวางบิลก่อนหน้านี้ เอกสารฉบับนั้นไม่สามารถทำการรับชำระได้ จึงต้องนำไปอ้างอิงในการวางบิลใหม่)  แต่ถ้าเลือกเงื่อนไขนี้ เอกสารที่ถูกอ้างอิงไปทำใบวางบิลแล้ว จะไม่สามารถดึงมาทำการวางบิลครั้งที่สองได้
  1. ตรวจนับสินค้าแบบรวมจำนวน
หลังจากที่มีการบันทึกการตรวจนับสินค้าเสร็จแล้ว จะต้องมีการประมวลผลการตรวจนับ เพื่อให้โปรแกรมตรวจเช็คยอดที่ตรวจนับได้กับยอดคงเหลือในระบบเพื่อหาผลต่างแล้วนำไปปรับปรุง stock ให้เท่ากับยอดที่ตรวจนับได้
  • ในการบันทึกรายการตรวจนับ อาจจะมีการบันทึก เอกสารหลายใบ และรหัสสินค้าอาจจะซ้ำกันในเอกสารแต่ละใบ
ดังนั้นการเลือกเลือกเงื่อนไขตรวจนับสินค้าแบบรวมจำนวน โปรแกรมจะทำการรวมจำนวนสินค้าแต่ละรหัส จากเอกสารทุกใบเป็นยอดเดียวเแล้วจึงไปเปรียบเทียบกับยอดคงเหลือในระบบ เพื่อหาผลต่างในการปรับปรุง stock ใช้คลังที่เก็บตามสิทธิ์พนักงาน เมนูการกำหนดพนักงาน สามารถกำหนดคลังและที่เก็บตามสิทธิ์ของพนักงานคนนั้นๆ ได้  เมื่อพนักงานคนนั้นเปิดหน้าจอซื้อหรือหน้าจอขาย โปรแกรมจะ default คลังและที่เก็บ ขึ้นมาให้อัตโนมัติ การกำหนดคลังและที่เก็บตามสิทธิ์ของพนักงานสามารถไปกำหนดได้ที่เมนู 1.1.5  กำหนดพนักงาน  และทั้งนี้ทั้งนั้น user password ที่กำหนดที่เมนูกำหนดพนักงาน จะต้องเหมือนกันกับ user password ตอน login เข้าโปรแกรม
  1. ใช้ระบบต้นทุนแฝง
กรณีเลือกใช้ระบบต้นทุนแฝง ที่หน้าจอซื้อสินค้าจะมี column ให้บันทึกต้นทุนส่วนเพิ่ม(ต้นทุนแฝง) ของสินค้าแต่ละรายการได้ แต่ต้นทุนแฝงจะไม่มีผลกระทบต่อต้นทุนสินค้าปกติ และไม่มีผลกับการบันทึกบัญชี แต่สามารถเรียกดูรายงานต้นทุนสินค้าที่รวมต้นทุนแฝงเข้าไปแล้ว ได้
  1. ใช้ระบบรายได้แฝง
กรณีเลือกใช้ระบบรายได้แฝง ที่หน้าจอขายสินค้าจะมี column ให้บันทึกรายได้ส่วนเพิ่ม(รายได้แฝง) ของสินค้าแต่ละรายการได้แต่รายได้แฝงจะไม่มีผลกระทบต่อรายได้ปกติของสินค้า และไม่มีผลกับการบันทึกบัญชี  แต่สามารถเรียกดูรายงานรายได้จากการขายสินค้าที่รวมรายได้แฝงเข้าไปแล้ว ได้
  1. แสดงรูปภาพสินค้าแยกตามบาร์โค้ด
หน้าจอขายที่มีการขายโดยการดึงรูปภาพของสินค้า แล้วกดเลือกรูปภาพในการขาย โดยปกติจะ add รูปภาพตามรหัสของสินค้า แต่ถ้าเลือกเงื่อนไขนี้จะสามารถ add รูปภาพแยกตามรหัสบาร์โค้ดของสินค้าได้ เข่น รูปภาพตามบาร์โค้ดโหล ,รูปภาพตามบาร์โค้ดลัง ห้ามเบิกสินค้าติดลบ เงื่อนไขห้ามเบิกสินค้าติดลบ จะใช้กับหน้าจอเบิกสินค้า/วัตถุดิบ กรณีที่มีการเบิกสินค้าโปรแกรมจะเช็คจำนวนสินค้าที่ทำการเบิก กับ จำนวนสินค้าในระบบ ถ้าจำนวนสินค้าที่ทำการเบิก เกินกว่าจำนวนสินค้าที่อยู่ในระบบ โปรแกรมจะเตือนและไม่อนุญาตให้ทำรายการ
  1. อนุญาตให้บันทึก Serial Number ซ้ำ
โดยปกติ สินค้าที่มีการซื้อ-ขาย โดยอ้างอิง Serial Number เมื่อ Serial Number นั้นๆ ถูกบันทึก เช่น บันทึกขายไปแล้ว จะบันทึกขาย Serial Number นั้นๆ ซ้ำไม่ได้ แต่ถ้าเลือกเงื่อนไขนี้ โปรแกรมจะอนุญาตให้บันทึกการขายซ้ำ Serial Number เดิมได้ เนื่องจากบางธุรกิจมีการรับคืนสินค้า Serial Number เดิม แล้วนำมาซ่อมแซม และ ขายใหม่
  1. ห้ามรับวางบิลซ้ำ
ในขั้นตอนของการรับวางบิล (เจ้าหนี้)  เอกสารที่ถูกอ้างอิงไปทำใบรับวางบิลแล้ว จะไม่สามารถดึงมาทำการรับวางบิลครั้งที่สองได้ แต่ถ้าเลือกเงื่อนไขนี้ เอกสารที่ถูกอ้างอิงไปทำใบรับวางบิลแล้ว สามารถนำไปทำรับวางบิลครั้งที่ 2 ได้ (ใช้กรณีที่การจ่ายชำระ ตามเอกสารใบรับวางบิลครั้งก่อน เอกสารฉบับนั้นไม่สามารถทำการจ่ายขำระได้จึงต้องนำไปอ้างอิงในการทำใบรับวางบิลใหม่)
  1. ไม่แสดงต้นทุนสินค้า
กรณีที่เลือกเงื่อนไขไม่แสดงต้นทุนสินค้า ทุกหน้าจอทุก Process รวมทั้งรายงานต่างๆ จะไม่แสดงต้นทุนสินค้า
  1. เตือนสินค้าหมดอายุ
ทุกครั้งที่ login เข้าโปรแกรม จะมี Popup เตือนสินค้าที่หมดอายุขึ้นมาให้ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น จะต้องมีการ config ใช้ระบบหมดอายุ ให้กับสินค้าตัวนั้นๆ ที่เมนู 2.1.1 และเมื่อมีการบันทึกซื้อสินค้าจะต้องบันทึกวันหมดอายุด้วยทุกครั้ง  
  1. ประเภทห้ามสินค้าติดลบ
  • ทั้งระบบ
  • เฉพาะคลังสินค้า
  • เฉพาะที่เก็บสินค้า
กรณีที่เลือกเงื่อนไขเตือน หรือ ห้ามสินค้าติดลบโปรแกรมจะตรวจสอบระดับของการติดลบของสินค้าเป็น 3 ระดับคือ
  • เฉพาะที่เก็บ หมายถึง โปรแกรมจะตรวจสอบ จำนวนของสินค้าที่อยู่ในที่เก็บ ที่ถูกเลือกในการบันทึกรายการ เช่น บันทึกขายสินค้า A ที่เก็บ 001 โปรแกรมจะตรวจเช็คจำนวนของสินค้า A ในที่เก็บ LC001 ว่ามีต่ำกว่า จำนวนที่บันทึกรายการขายหรือไม่ ถ้าต่ำกว่า โปรแกรมจะมี Popup เตือน หรือ ไม่อนุญาต ให้ทำรายการนั้นๆ
  • เฉพาะคลังสินค้า หมายถึง โปรแกรมจะตรวจสอบ จำนวนของสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า (รวมทุกที่เก็บที่อยู่ภายใต้คลังนั้นๆ) ที่ถูกเลือกในการบันทึกรายการ เช่น บันทึกขายสินค้า A คลัง WH001 โปรแกรมจำทำการตรวจเช็ค จำนวนสินค้า ที่อยู่ในคลัง WH001 (ทุกๆที่เก็บภายใต้คลัง WH001) ว่ามีจำนวนต่ำกว่า จำนวนที่บันทึกรายการขายหรือไม่ ถ้าต่ำกว่า โปรแกรมจะมี Popup เตือน หรือ ไม่อนุญาต ให้ทำรายการนั้นๆ
  • ทั้งระบบ หมายถึง โปรแกรมจะตรวจสอบ จำนวนของสินค้าในระบบทั้งหมด (รวมทุกๆ คลัง) กับจำนวนที่ทำรายการ ถ้าจำนวนสินค้าที่ทำรายการเกินกว่าจำนวนสินค้าในระบบ โปรแกรมจะมี Popup เตือน หรือ ไม่อนุญาตให้ทำรายการนั้นๆ
Tab ระบบขาย
  1. เตือนเมื่อไม่พบราคาขาย
ในเมนูขายสินค้าบริการ เมื่อมีการบันทึกรายการสินค้า เสร็จแล้วจำนวน โปรแกรมจะดึงราคาขายจากตารางราคามาให้อัตโนมัติ ถ้าหากไม่ได้กำหนดราคาขายไว้ในตารางราคาโปรแกรมจะมี Popup แจ้งเตือน “ไม่พบราคาขาย” เมื่อเลือกเงื่อน ไขนี้
  1. เตือนเมื่อขายต่ำกว่าทุน
กรณีที่เลือกเงื่อนไข เตือนเมื่อขายต่ำกว่าทุน โปรแกรมจะทำการตรวจสอบราคาขายที่บันทึกที่หน้าจอขาย กับราคาทุนปัจจุบันหาก ราคาขายต่ำกว่าราคาทุน ณ ปัจจุบัน โปรแกรมจะ Popup แจ้งเตือน “ราคาขายต่ำกว่าทุน”
  1. ห้ามขายสินค้าค้างส่งทั้งระบบ
เมื่อมีการบันทึกที่เมนูที่ 4.7 บันทึกใบสั่งขาย สถานะของสินค้าที่ทำรายการใบสั่งขาย จะเป็นสถานะสินค้าค้างส่ง หากมีการเปิดบิลขาย โปรแกรมจะตรวจเช็คจำนวน ยอดคงเหลือในระบบ - ยอดค้างส่ง = ยอดที่สามารถขายได้ หากมีการขายนค้ามากกว่า โปรแกรมจะขึ้นข้อความเตือน (เงื่อนไขนี้ต้องใช้คู่กับเงื่อนไขห้ามขายสินค้าติดลบ)  
  1. ห้ามขายสินค้าติดลบ
เมื่อมีการบันทึกขายสินค้า โปรแกรมจะตรวจเช็คปริมาณสินค้าคงเหลือในระบบ ว่าต่ำกว่า ปริมาณสินค้าที่ขายหรือไม่ หากต่ำกว่า โปรแกรมขึ้นข้อความเตือน “ห้ามขายสินค้าติดลบ” (เงื่อนไขนี้ต้องใช้คู่กับเงื่อนไข “เตือนเมื่อสินค้าติดลบ”)
  1. กำหนดเลขที่เอกสารขายใหม่เมื่อเลขที่ซ้ำ
เงื่อนไขนี้จะใช้กรณีที่ต้องการให้โปรแกรมตรวจสอบ เมื่อมีการกดบันทึกการขาย หากเลขที่เอกสารขาย ซ้ำกับเลขที่เอกสารที่มีอยู่ในระบบ ให้โปรแกรม Running เอกสารต่อจากเลขที่เอกสาร ที่มีอยู่ในระบบให้อัตโนมัติ
  1. ห้ามขายสินค้าต่ำกว่าราคากลาง
เงื่อนไขนี้โปรแกรมจะทำการตรวจสอบราคาของสินค้าที่ขาย หากต่ำกว่าราคากลาง (กำหนดที่สูตรราคาขาย) โปรแกรมจะขึ้นข้อความเตือน “ห้ามขายต่ำกว่าราคากลาง” และ ไม่สามารถบันทึกการขายได้
  1. ดึงราคาขายแบบคำนวณส่วนลดทันที (ใช้กับหน้าจอขาย POS)
เงื่อนไขการดึงราคาขายแบบคำนวณส่วนลดทันที จะมีผลกับการบันทึกขายที่หน้าจอขาย POS เท่านั้น  เมื่อมีการขายสินค้าที่หน้าจอขาย POS และสินค้าตัวนั้นๆ มีการกำหนด ส่วนลดตามบาร์โค้ดไว้ โปรแกรมจะคำนวณหายอดส่วนลดโดยการเอาราคาสินค้า x % ส่วนลด แล้ว Update มูลค่าส่วนลดลงในช่อง ส่วนลดให้อัตโนมัติ
  1. ห้ามขายสินค้าต่ำกว่าทุน
เงื่อนไขนี้โปรแกรมจะทำการตรวจสอบราคาของสินค้าที่ขาย หากต่ำกว่าราคาทุนปัจจุบัน โปรแกรมจะขึ้นข้อความเตือน “ห้ามขายต่ำกว่าราคาทุน” และ ไม่สามารถบันทึกการขายได้
  1. ห้ามขายสินค้าเกินวงเงินเครดิต
เงื่อนไขห้ามขายสินค้าเกินวงเงินเครดิต โปรแกรมจะตรวจสอบยอดขายปัจจุบัน + ยอดคงค้าง หากเกินวงเงินเครดิตที่กำหนดไว้ โปรแกรมจะเตือน “ห้ามขายเกินวงเงินเครดิต” และไม่สามารถบันทึกรายการขายได้
  1. ให้ระบบค้นหา Lot อัตโนมัติ หมายถึงตัดสินค้าขายตาม Lot โดยที่โปรแกรมตัด Lot ให้อัตโนมัติ (ใช้กับ Version IMAX)
  2. ห้ามขายสินค้าค้างจองทั้งระบบ
เมื่อมีการบันทึกที่เมนูที่ 4.4 บันทึกใบสั่งซื้อ/สั่งจอง สถานะของสินค้าที่ทำรายการใบสั่งซื้อ/สั่งจอง จะเป็นสถานะสินค้าค้างจอง หากมีการเปิดบิลขาย โปรแกรมจะตรวจเช็คจำนวน ยอดคงเหลือในระบบ หัก กับยอดค้างจอง เท่ากับยอดที่สามารถขายได้ หากมีการขายสินค้าเกินกว่า ยอดคงเหลือในระบบ หัก ยอดค้างจอง โปรแกรมจะขึ้นข้อความเตือน (เงื่อนไขนี้ต้องใช้คู่กับเงื่อนไขห้ามขายสินค้าติดลบ)
  1. ห้ามเปลี่ยนรหัสลูกค้า
ในเมนูที่มีบันทึกรายการโดยอ้างอิงรหัสลูกค้า  เมื่อมีการ save รายการนั้นไปแล้ว และ ต้องการกลับไปแก้ไข จะไม่สามารถแก้ไข หรือ เปลี่ยนรหัสลูกค้าได้
  1. เตือนราคาขายกับประเภทภาษี
เงื่อนไขเตือนราคาขายกับประเภทภาษี จะใช้ในกรณีที่กำหนดราคาขาย ข้อ 2.4 กำหนดราคาขายมาตรฐาน กับ ข้อ 2.5 กำหนดราคาขายทั่วไป ซึ่งการกำหนดราคาทั้งสองหัวข้อ การกำหนดราคาได้ 2 ช่อง คือราคารวมภาษี กับ ราคาแยกภาษี  การดึงราคาไปที่หน้าจอขายจะมีความสัมพันธ์กับ ประเภทภาษีที่เลือกที่หน้าจอขาย ถ้าประเภทภาษีเป็น ประเภทภาษีแยกนอก โปรแกรมจะดึงราคาช่อง ราคาแยกภาษี แต่ถ้าประเภทภาษีเป็น ประเภทรวมใน โปรแกรมจะดึงราคาแยกภาษี แต่ถ้าหากมีการกำหนดราคาสินค้าไว้ช่องเดียว เช่น กำหนดราคาสินค้าในช่องภาษีแยกนอก  แต่ตอนบันทึกขายสินค้า เลือกประเภทภาษีเป็น ประเภทรวมใน โปรแกรมจะหาราคาสินค้าไม่เจอ  ถ้าหากเลือกเงื่อนไขนี้ โปรแกรมก็จะเตือน “ไม่พบราคารวมใน ต้องการใช้ราคานี้หรือไม่” ถ้าตอบ No โปรแกรมก็จะไม่ Update ราคาให้ แต่ถ้าตอบ Yes โปรแกรมจะแปลงราคาแยกนอก เป็นราคารวมภาษี และ Update ราคาให้อัตโนมัติ ยกตัวอย่าง ราคาแยกนอกที่กำหนดไว้ 100 บาท ถ้าตอบ Yes โปรแกรมจะแปลงราคาแยกนอก 100 บาทเป็นราคารวมภาษี 107 บาท  ราคาใหม่ที่โปรแกรม Update ให้ก็จะเท่ากับ 107 บาท
  1. แก้ไขใบเสนอราคาได้ตลอดเวลา
กรณีที่เลือกเงื่อนไขแก้ไขใบเสนอราคาได้ตลอดเวลา หมายถึงใบเสนอราคาที่ถูกอ้างอิงไปทำรายการ Process อื่นแล้ว ปกติจะไม่สามารถดึงมาแก้ไขได้ แต่ถ้าเลือกเงื่อนไขนี้ จะสามารถดึงใบเสนอราคากลับมาแก้ไขได้ตลอดเวลาถึงแม้ว่าใบเสนอราคาใบนั้นจะถูกอ้างอิงไปทำรายการใน Process อื่นแล้ว
  1. ส่งคืน,ลดหนี้ ใช้แบบอ้างอิงเอกสารใบเดียว
การบันทึกหัวข้อ ส่งคืนสินค้า/ลดหนี้ ที่มีการอ้างอิงเอกสารใบกำกับภาษี  ถ้าหากเลือกเงื่อนไขนี้  การบันทึกการส่งคืนสินค้า/ลดหนี้ จะอ้างอิงเอกสารได้ใบเดียวเท่านั้น แต่ถ้าไม่เลือกเงื่อนไขนี้ จะสามารถอ้างอิงเอกสารใบกำกับภาษีได้มากกว่า 1 ใบ
  1. เปลี่ยนหน่วยนับอัตโนมัติ (หน้าจอขาย POS)
กรณีที่มีการขายสินค้าประเภท สินค้าหลายหน่วยนับ เช่น สินค้า A มีหน่วยขวด กับ หน่วยโหล โปรแกรมจะทำการแปลงหน่วยนับเล็ก ให้เป็นหน่วยใหญ่ให้อัตโนมัติ ยกตัวอย่าง  เช่น  ขายน้ำปลาโดยยิงบาร์โค้ดขวด จำนวน 12 ขวด โปรแกรมจะแปลงหน่วยขวดเป็น หน่วยโหลให้อัตโนมัติ รายการขายก็จะถูกเปลี่ยนเป็นขาย 1 โหล
  1. ใบกำกับภาษีให้ตรงกับเลขที่เอกสาร
การบันทึกหน้าข้อมูลที่หน้าจอขาย จะมีการบันทึกวันที่  กับ  เลขที่เอกสาร  และ วันที่ กับ เลขที่ใบกำกับภาษี ซึ่งเลขทีเอกสาร กับ เลขที่ใบกำกับภาษี สามารถบันทึกแตกต่างกันได้  แต่ถ้าต้องการให้วันที่ และ เลขที่ใบกำกับภาษี เหมือนกับเลขที่เอกสาร ให้เลือกเงื่อนไขข้อนี้  โปรแกรมจะดึงวันที่และเลขที่เอกสาร ไป Update ที่ช่องวันที่ และ เลขที่ใบกำกับภาษีให้อัตโนมัติ และ Lock ไม่ให้แก้ไขวันที่ และ เลขที่ใบกำกับภาษี ใช้ระบบ Running เอกสารเงินมัดจำจาก POS (ใช้กับ version TVdirect)
  1. ใช้ระบบรอบการขาย ใช้คู่กับระบบ sync ถ้าปิดรอบการขายโปรแกรมจะ clear ข้อมูลทิ้งหลังจากสั่งปิดรอบแล้ว (ใช้กับ version TVdirect)
  2. เตือนเกินวงเงินเครดิต
เงื่อนไขเตือนเกินวงเงินเครดิต จะต้องมีการตั้งวงเงินเครดิตของลูกค้า ที่เมนู 7.1.2 Tab รายละเอียดเพิ่มเติม หลังจากนั้นเมื่อมีการบันทึกการขายสินค้าเสร็จแล้วบันทึกการขาย โปรแกรมจะตรวจสอบยอดค้างชำระ+ยอดขายปัจจุบัน หากจำนวนเงินเกินวงเงินเครดิตที่ตั้งไว้ โปรแกรมจะขึ้นข้อความเตือน “ยอดวงเงินเครดิตของลูกค้า เกินที่กำหนดไว้” และไม่สามารถทำรายการนั้นได้
  1. ใช้ระบบรหัสผ่านอนุมัติวงเงินเครดิต
เงินไข ใช้ระบบรหัสผ่านอนุมัติวงเงินเครดิต จะทำงานคู่กับเงื่อนไขเตือนเกินวงเงินเครคิต โดยหลังจากที่กดบันทึกรายการขาย และโปรแกรมขึ้นข้อความเตือน “ยอดวงเงินเครดิตของลูกค้า เกินที่กำหนดไว้” เสร็จแล้วกด OK โปรแกรม Popup ขึ้นมาให้ใส่ user  password ของผู้ที่มีสิทธิ์ อนุมัติวงเครดิต  (โดยที่การกำหนดสิทธิ์ในการอนุมัติวงเงินเครดิตต้องไปกำหนดที่เมนูกำหนดรหัสพนักงาน ข้อ 1.1.5)
  1. ใช้ระบบรหัสผ่านแก้ไขส่วนลด
ในขั้นตอนของการขายสินค้าและบริการ เราสามารถบันทึกส่วนลดสินค้ารายการนั้นๆ ได้โดยการกด F9 เสร็จแล้วโปรแกรมจะ Popup ขึ้นมาให้ใส่ จำนวนเงิน หรือ % ส่วนลด แต่ถ้าเลือกเงื่อนไขใช้ระบบรหัสผ่านแก้ไขส่วนลด โปรแกรมจะ Popup ขึ้นมาให้ใส่ user  password ของผู้ที่มีสิทธิ์ แก้ไขส่วนลดก่อน หลังที่ใส่ user  password ของผู้มีสิทธิ์แล้ว กด OK โปรแกรมก็จะ Popup ขึ้นมาให้ใส่ จำนวนเงิน หรือ % ส่วนลดอีกครั้ง  (การกำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขส่วนลดต้องไปกำหนดที่เมนู กำหนดรหัสพนักงาน ข้อ 1.1.5)
  1. ใช้ระบบจองตามที่เก็บสินค้า
ต้องใช้คู่กับห้ามขายสินค้าเกินจอง โดยปกติการจองจะตรวจเช็คจำนวนในระบบคลังเท่านั้น แต่ถ้าเลือกเงื่อนไขนี้โปรแกรมจะตรวจเช็คยอดขายสินค้าที่เกินจอง ในระดับที่เก็บ
  1. ดึงต้นทุนปัจจุบัน กรณีรับคืนสินค้าไม่อ้างอิงบิล
ในขั้นตอนของการบันทึก รับคืนสินค้า/ลดหนี้  จะต้องมีการอ้างอิงเลขที่เอกสารใบกำกับภาษีใบเดิม ในการออกใบรับคืนสินค้า/ลดหนี้ และในการคำนวณต้นทุนของสินค้าที่รับคืนโปรแกรมจะใช้ต้นทุนของสินค้าตาม ต้นทุนที่เกิดขึ้น ในเอกสารอ้างอิง แต่กรณีที่การรับคืนสินค้าไม่ได้อ้างอิงเอกสารใบกำกับภาษีใบเดิม จะต้องเลือกเงื่อนไข ดึงต้นทุนปัจจุบัน โปรแกรมก็จะดึงเอาต้นทุน ณ วันที่ ที่ทำรายการรับคืนสินค้า/ลดหนี้ มาใช้ในการคำนวณต้นทุน  
  1. ระบบเรียกราคาขายล่าสุด
  • ไม่ใช้ระบบราคาขายล่าสุด
  • ราคาขายล่าสุด
  • ดึงราคาขายเฉลี่ย
  เงื่อนไข ระบบเรียกราคาล่าสุด โปรแกรมจะดึงราคา โดย “ราคาขายล่าสุด” หมายถึง ราคาครั้งสุดท้าย ที่ขายให้กับลูกค้ารายนั้นๆ “ราคาขายเฉลี่ย”  หมายถึง การเอาราคาที่ขายให้กับลูกค้ารายนั้นๆ ในแต่ละครั้งมาหาราคาเฉลี่ย “ไม่ใช้ระบบราคาขายล่าสุด” โปรแกรมก็จะดึงราคาตามที่กำหนดในตารางราคา โดยเรียงจาก ราคาตามบาร์โค้ด,ราคาขายมาตรฐาน, ราคาขายทั่วไป และ ราคาขายตามสูตร ตามลำดับ
  1. ประเภทการขาย (เริ่มต้น)
  • ไม่เลือก
  • ขายเงินเชื่อ
  • ขายเงินสด
ประเภทการขาย(เริ่มต้น) เป็นการเลือกประเภทการขายเพื่อให้โปรแกรม default ประเภทการขายที่หน้าจอขายสินค้าบริการ ให้โดยอัตโนมัติ  โดยที่ ถ้าเลือก ขายเงินเชื่อ โปรแกรมก็จะ default ประเภทการขาย เป็น ขายเงินเชื่อ ถ้าเลือก ขายเงินสด โปรแกรมก็จะ default ประเภทการขาย เป็น ขายเงินสด แต่ถ้า ไม่เลือก โปรแกรมจะ default ตามประเภทการขายตามเอกสารก่อนหน้านี   Tab แลกเปลี่ยนข้อมูล   Tab MIS กำหนดกลุ่มเอกสาร   link  การตั้งค่าที่เกี่ยวข้องและสำคัญๆ
  • การกำหนด  พนักงาน  กลุ่มพนักงาน   สิทธิ์การใช้คลังสินค้าและที่เก็บ รูปพนักงาน
  • ผู้ใช้งานะบบ MIS
  • กำหนดรายละเอียดสาขา  (กรณีใช้ระบบสาขา) และแผนก 
  • กำหนดรูปแบบและเลขที่เอกสาร   ฟอร์ม   เงื่อนไขการผูกบัญชี
  • กำหนดค่าการขนส่ง
  • การกำหนดสกุลเงิน
  • การกำหนดค่า จังหวัด อำเภอและตำบล
  • กำหนดค่าตั้งต้น POS (ดูที่คู่มือ POS)